Guide des structures professionnelles

Maison d’hôtes, chambres d’hôtes, gîte : répondez « Une maison d’hôtes, des chambres d’hôtes ou un gîte ». Si le registre confirme votre activité, vous avez droit à 2 logements offerts. Sinon, vous avez droit à 1 logement, puis à 2 une fois votre maison d’hôtes confirmée. Pour la faire confirmer, envoyez le récépissé de déclaration de votre mairie : Tableau de bord › onglet Structure › encadré « Votre formule », bouton « Déposer mon récépissé ». Pour publier davantage de logements, choisissez la formule Maison d’hôtes. Elle ouvre aussi l’outil « Documents et signature ».

SCI ou société qui loue ses propres logements : répondez « Une SCI ou une société qui loue ses propres logements ». Sans abonnement, vous avez droit à 1 logement. Pour publier tous vos logements, choisissez la formule Hébergeur Pro. Son tarif dépend de chaque adresse, sur devis.

Résidence, coliving, appart-hôtel : répondez « Un professionnel de l’hébergement ». Sans abonnement, vous avez droit à 1 logement. Pour publier tous vos logements, choisissez la formule Hébergeur Pro. Son tarif dépend de chaque adresse, sur devis. Avec Hébergeur Pro, « Configurer mon espace » pose trois questions. Si vos logements sont regroupés par adresse, répondez « Oui, en résidences ». Si plusieurs personnes gèrent le compte, répondez « Une équipe » : chacune a son propre accès. L’outil « Réservation en ligne » s’ajoute aussi.

Conciergerie, agence : même réponse, « Un professionnel de l’hébergement ». Avec Hébergeur Pro, à la question « À qui appartiennent vos logements ? » de « Configurer mon espace », choisissez « Certains à des propriétaires que je représente ». L’encadré « Propriétaires des logements » et les relevés mensuels apparaissent alors dans l’onglet Logements.

Structure qui débute, sans abonnement : propriétaires et relevés, résidences, équipe, réservation en ligne, séjours et avis viennent avec la formule Hébergeur Pro. Les documents et la signature viennent avec Hébergeur Pro ou la formule Maison d’hôtes. Dans votre tableau de bord, ces outils affichent « Inclus dans Hébergeur Pro » et le bouton « Demander ma tarification ».

Maison d'hôtes, chambres d'hôtes ou gîte : le « Type » affiché dans l'encadré est « Maison d'hôtes, chambres d'hôtes ou gîte ». L'étiquette « Chambres d'hôtes » apparaît sur votre page une fois votre maison d'hôtes confirmée, automatiquement d'après le registre des entreprises ou par notre équipe. Avant cette confirmation, si votre SIRET est contrôlé, votre page affiche « Hébergeur professionnel ». Si notre équipe a vérifié votre récépissé de déclaration en mairie, l'étiquette devient « Chambres d'hôtes » ou « Gîte · Meublé de tourisme ». Sous l'étiquette, une preuve s'affiche en petit : « SIRET contrôlé au registre » si votre SIRET est contrôlé ; sinon « Déclarées en mairie » (ou « Déclaré en mairie ») pour un récépissé, ou « Dossier vérifié par notre équipe ».

SCI ou société qui loue ses logements : le « Type » affiché est « Société qui loue ses logements ». L'étiquette « Hébergeur professionnel » apparaît dès que votre SIRET est contrôlé au registre (encadré « Vérification de la structure », étape « SIRET »).

Résidence, coliving, appart-hôtel, conciergerie ou agence (Hébergeur Pro) : le « Type » affiché est « Professionnel de l'hébergement ». L'étiquette « Hébergeur professionnel » apparaît dès que votre formule est active. Vos résidences et appart-hôtels en ligne s'ajoutent à votre page, sous « Sa résidence » ou « Ses résidences ». Si vous travaillez en équipe, le titulaire du compte et les administrateurs modifient la page. Les autres membres la voient en lecture seule, avec la mention « Modifiable par le titulaire ou un administrateur de l'équipe. »

Structure sans abonnement : même encadré, mêmes champs. Si vous êtes une SCI, une société ou un professionnel de l'hébergement, l'étiquette « Hébergeur professionnel » apparaît dès que votre SIRET est contrôlé au registre. Pour une maison d'hôtes, le premier paragraphe s'applique.

Pour changer de « Type », le titulaire du compte ou un administrateur clique sur le lien « Modifier ma réponse », juste en dessous.

Maison d’hôtes, chambres d’hôtes, gîte : vous publiez 1 logement dès maintenant, puis 2 logements offerts une fois votre maison d’hôtes confirmée par notre équipe. Une fois votre maison d’hôtes confirmée, la formule Maison d’hôtes, Gîtes vous permet de publier sans limite. Choisissez « Au mois » ou « À l’année », puis cliquez sur « S’abonner au mois » ou « S’abonner à l’année ».

SCI ou société qui loue ses propres logements : 1 logement offert. Au-delà, la formule Hébergeur Pro vous permet de publier tous vos logements, avec un tarif par adresse, sur devis. Cliquez sur « Demandez votre tarification ».

Structure qui débute, sans abonnement : 1 logement offert. Au-delà, la formule qui correspond à votre structure vous est proposée au moment de publier. Votre annonce reste enregistrée en brouillon : rien n’est perdu.

Résidence, coliving, appart-hôtel (Hébergeur Pro) : tous vos logements, avec un tarif par adresse, sur devis. Les logements rattachés à l’une de vos adresses apparaissent à leur adresse exacte sur la carte ; une résidence ou un appart-hôtel a en plus une page publique à son nom. L’onglet « Logements » vous offre deux outils en plus.
• Importer votre catalogue : cliquez sur « Importer ». Dans l’encadré « Importer mes logements », cliquez sur « Télécharger le modèle Excel », remplissez-le (une ligne par logement ou par type de logement), puis déposez-le. L’export de votre logiciel de réservation fonctionne aussi : Excel ou CSV, 500 lignes au plus, photos données par leurs liens. Vérifiez « Vos colonnes, nos champs », cliquez sur « Voir l’aperçu », puis sur « Créer 12 brouillons » (le chiffre compte les lignes retenues ; les lignes « Bloqué » ne sont pas créées). Relisez vos brouillons, cochez la déclaration, puis cliquez sur « Publier la sélection ». Tant qu’ils ne sont pas publiés, le bouton « Annuler cet import » retire les brouillons créés par cet import.
• Modifier plusieurs logements à la fois : cochez-les, gardez « Modifier la sélection… » dans « Pour la sélection », puis cliquez sur « Appliquer ». Choisissez ce qui change : « Équipements », « Règles », « Conditions et annulation », « Périodes de prix », « Services ». Cliquez sur « Voir l’aperçu », puis sur « Appliquer aux 12 logements » (le chiffre est celui des logements concernés). Vos annonces en ligne restent en ligne. Le bouton « Annuler la modification » s’affiche aussitôt, puis reste 7 jours dans le Journal de la structure (onglet « Équipe »), pour le titulaire du compte et le rôle « Administrateur ». Le même menu « Pour la sélection » propose aussi « Mettre en pause » et « Remettre en ligne ». Une annonce en pause se remet aussi en ligne depuis l’onglet « Logements », avec le bouton « Remettre en ligne » de sa ligne.
Dans votre équipe, ou au-delà de 60 logements, passez par l’onglet « Logements » : chaque ligne propose « Modifier » (ou « Compléter » pour un brouillon), et le menu « ⋯ » propose « Mettre en pause » et « Archiver ». Pour archiver, il faut être titulaire du compte ou avoir le rôle « Administrateur ». Pour un membre de l’équipe sans le rôle « Administrateur », le bouton « Ajouter un logement » ouvre directement le formulaire de publication. Un gestionnaire limité à certains logements ne voit et ne modifie que ceux-là.

Conciergerie, agence qui gère pour des propriétaires (Hébergeur Pro) : tout ce qui précède. Dans l’onglet « Structure », encadré « Configurer mon espace », à la question « À qui appartiennent vos logements ? », choisissez « Certains à des propriétaires que je représente », puis cliquez sur « Enregistrer ». Le titulaire du compte ou une personne au rôle « Administrateur » répond à cette question. L’écran « Donnez les informations principales » affiche alors le bloc « Propriétaire du logement ». Il est visible de votre équipe seulement, jamais affiché sur l’annonce. La modification groupée gagne aussi un onglet « Propriétaire ».

Résidence, coliving, appart-hôtel : chaque adresse devient une résidence, avec sa page. Dans « Ce lieu est », choisissez « Résidence, coliving » ou « Appart-hôtel ». Pour un appart-hôtel, l’étape « Ce qui est commun » parle de « lieu » et son bouton s’appelle « Enregistrer ».

Conciergerie, agence : créez une résidence pour chaque adresse qui regroupe plusieurs logements identiques. Vos autres logements gardent chacun leur annonce. Leur offre pour les membres se règle avec le bouton « Offre des logements seuls », dans l’encadré « Mes résidences ». Si tous vos logements sont à des adresses différentes, ouvrez l’onglet Structure, encadré « Configurer mon espace ». À la question « Vos logements sont-ils regroupés par adresse ? », répondez « Non, chaque logement a son adresse », puis cliquez sur « Enregistrer ». L’encadré « Mes résidences » disparaît ; rien n’est supprimé. Votre offre pour les membres se règle alors sur chaque logement en ligne ou en pause : dans « Mes annonces », cliquez sur « Définir mes offres spéciales » (ou « Mes offres spéciales » si une offre existe déjà). Ce bouton est réservé au titulaire du compte.

Plusieurs logements à la même adresse (résidence, coliving, appart-hôtel, conciergerie, maison d’hôtes avec plusieurs chambres) : quand le logement est rangé sous une adresse, la case « Appliquer à toute la résidence (fiche commune à tous ses logements) » apparaît en bas de la fiche. Cochée, elle crée une seule fiche pour tous les logements de l’adresse, heures comprises. Quand un logement suit la fiche commune, la case est déjà cochée à l’ouverture. Pour lui donner ses propres consignes, décochez-la, puis cliquez sur « Enregistrer ». Si la case reste cochée, la fiche s’applique à tous les logements de l’adresse, même à ceux qui avaient leur propre fiche.
Si le logement n’a pas encore ses propres heures, la fiche reprend celles de l’adresse. La mention « Repris de la résidence » est alors suivie du nom de l’adresse, par exemple Résidence Les Tilleuls. Ces heures se règlent dans l’onglet Logements › bloc de l’adresse › bouton « Ce qui est commun » › section « Réservation et disponibilités » › « Arrivée dès » et « Départ jusqu’à ». Indiquez une heure pile ou une demi-heure, par exemple 15 h. Dès que vous enregistrez la fiche, ces heures deviennent celles du logement.
Avec Hébergeur Pro, vous pouvez changer les heures de plusieurs logements d’un coup. Dans l’onglet « Logements », cochez-les. Dans « Pour la sélection », gardez « Modifier la sélection… », puis cliquez sur « Appliquer ». Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur l’onglet « Règles ». Sous la liste des règles, choisissez « Arrivée à partir de » et « Départ avant » : une heure, à la demi-heure près, ou « À convenir ». Cliquez sur « Voir l’aperçu », puis sur « Appliquer aux 12 logements » (le chiffre est celui des logements concernés). Ces heures deviennent celles de chaque logement, sur son annonce et dans sa fiche « Accès et arrivée ».
Conciergerie : dans « Qui accueille ? », indiquez le prénom et le rôle de la personne sur place. Dans « Numéro à appeler le jour de l’arrivée », notez le numéro à joindre ce jour-là.
Avec une équipe Hébergeur Pro : la fiche se remplit depuis le compte titulaire de la structure. Un membre au rôle « Administrateur » peut aussi la remplir, et un « Gestionnaire » pour les logements qui lui sont confiés (son encadré s’appelle « Mes logements »). Les boutons « Révéler au voyageur » et « Masquer » se trouvent dans la messagerie du compte titulaire.

Vous avez déclaré un type de plusieurs logements identiques (par exemple « × 12 ») : sa ligne de frise vaut pour tout le type. « Complet » ferme les dates pour tout le type. « Plus que quelques-uns » prévient les voyageurs qu'il en reste peu. Dans une conversation sur ce type, « Tout est pris ? Marquer complet » ouvre son calendrier en mode « Indisponible ». Avec Hébergeur Pro, « Déclarer le séjour » compte un seul logement occupé.
Vous louez un logement seul : sur la frise, utilisez « Disponible » ou « Complet ». Dans une conversation, le lien « Ce logement est réservé ? Bloquez les dates » ouvre directement son calendrier en mode « Indisponible ».
Sans Hébergeur Pro, votre tableau de bord s'ouvre sur l'onglet « Logements » : touchez « Accueil » pour voir la frise.
Résidence : dans le réglage d'une résidence, la rubrique « Réservation et disponibilités » vous renvoie à cette frise.
Conciergerie : les nuits bloquées dans le calendrier d'un logement comptent dans les « nuits occupées » du relevé de son propriétaire.

Résidence, coliving, appart-hôtel, conciergerie ou agence (Hébergeur Pro) : chaque adresse a sa propre offre, appliquée à tous ses logements. Dans l’encadré « Mes résidences », une pastille rappelle l’offre de chaque résidence, par exemple « Offre −10 % ». Pour vos logements qui ne sont dans aucune résidence, cliquez sur « Offre des logements seuls ». Choisissez le « Tarif membres », vos avantages et la façon dont le membre obtient l’offre. Cochez les « Logements concernés », puis cliquez sur « Enregistrer l’offre ». Pour afficher le prix barré de ces logements, ajoutez votre justificatif dans « Mes offres spéciales » de chaque logement. Votre réponse automatique envoie le code aux membres vérifiés, pour vos résidences et appart-hôtels en ligne et pour vos logements seuls (chapitre 9).

Maison d’hôtes, chambres d’hôtes, gîte : l’offre spéciale fait partie de la formule Maison d’hôtes, Gîtes. Réglez-la logement par logement : dans « Mes annonces », sur une annonce en ligne ou en pause, cliquez sur « Définir mes offres spéciales » (ou « Mes offres spéciales » si une offre existe déjà). Activez « À la nuit », « À la semaine » ou « Au mois ». Saisissez votre « Tarif public », puis la « Remise » ou le « Tarif membres » : l’autre se calcule tout seul. Ajoutez votre justificatif : un lien, un document, ou la case « Je certifie que ce tarif public est celui que je pratique habituellement, pour chaque période. ». Cochez vos avantages, puis cliquez sur « Enregistrer ». Vos chambres partagent une même adresse ? Vous pouvez régler une seule offre pour toutes avec le bouton « Offre spéciale » de l’adresse. Choisissez alors « Sur demande, par la messagerie ». Pour un logement rattaché à une adresse, réglez l’offre depuis l’adresse : elle remplace celle réglée logement par logement à chaque enregistrement.

SCI, société qui loue ses propres logements, structure qui débute : vous pouvez déjà régler votre offre avec le bouton « Offre spéciale » de l’adresse. Elle s’affiche aux membres avec la formule Hébergeur Pro (tarif par adresse, sur devis).

Avec Hébergeur Pro (résidence, coliving, appart-hôtel, conciergerie) : l'onglet « Voyageurs » ouvre la messagerie partagée de la structure, dans l'encadré « Messages ». Le chiffre affiché sur l'onglet indique le nombre de conversations sans réponse. Les administrateurs voient « Toute la structure » : toutes les conversations. Les gestionnaires et les comptes en lecture seule voient « Mes logements » : les conversations des logements qui leur sont confiés. « Sans réponse » rassemble les conversations qui attendent. Chaque conversation affiche son état : « Sans réponse · 3 heures », « Julien M. répond » ou « Julien M. a répondu ». Si vos conversations concernent plusieurs adresses, le menu « Toutes les adresses » permet de n'afficher que celles d'une adresse.

Par défaut, le voyageur voit « Julien · Nom de votre structure » : le prénom de la personne qui répond, puis le nom de la structure. Il peut aussi voir seulement le nom de la structure : les administrateurs font ce choix dans l'onglet « Équipe », encadré « Réponses aux voyageurs ». L'onglet « Équipe » apparaît quand vous avez choisi « Une équipe » à la question « Qui gère le compte ? », dans l'encadré « Configurer mon espace » de l'onglet « Structure ».

Les demandes en attente apparaissent aussi en tête de « À faire aujourd’hui », dans l'onglet « Accueil », chacune avec un bouton « Répondre ». Chaque membre de l'équipe qui a accès au logement reçoit une notification « Nouveau message · » suivie du nom du logement. Le titulaire du compte reçoit l'e-mail « Nouveau message de… ». Les rôles « Administrateur » et « Gestionnaire » répondent aux voyageurs. Le rôle « Lecture seule » peut lire les conversations.

Maison d'hôtes, SCI ou structure qui débute : l'onglet « Voyageurs » affiche l'encadré « Vos messages ». Cliquez sur « Ouvrir ma messagerie » : vous y trouvez toutes vos conversations, une par logement. Le compteur « À vous de répondre » et le filtre « À répondre » vous montrent celles qui attendent votre réponse.

Résidence, coliving, appart-hôtel : chaque logement de votre structure a sa ligne dans le tableau et peut avoir son propre lien. Vous avez rempli « Lien vers votre outil de réservation » pour votre résidence ? Collez aussi ce lien dans « Vos liens » : c'est celui-là que reçoivent les voyageurs. Avec « Utiliser le même lien pour tous », puis « Enregistrer », tous vos logements l'ont en une seule fois. Conciergerie ou agence : les logements de vos propriétaires figurent dans le même tableau. Le voyageur voit le nom de votre structure, jamais celui du propriétaire. En équipe : l'encadré est réservé au titulaire du compte et aux personnes au rôle « Administrateur ». Les gestionnaires répondent aux voyageurs depuis l'onglet « Voyageurs ». La réservation en ligne fait partie de la formule Hébergeur Pro (tarif par adresse, sur devis). Si la formule s'arrête, le bouton et la réponse automatique s'arrêtent aussi. Vos réglages restent enregistrés.

Résidence, coliving, appart-hôtel : le titulaire du compte et les administrateurs règlent les résidences (encadré « Mes résidences ») et la réservation en ligne. Un gestionnaire limité à certains logements ne voit et ne modifie que ceux-là.

Conciergerie, agence : une fois le suivi des propriétaires activé (onglet « Structure », encadré « Configurer mon espace », « À qui appartiennent vos logements ? » › « Certains à des propriétaires que je représente »), l’onglet « Logements » affiche l’encadré « Propriétaires des logements ». Le titulaire du compte et les administrateurs y gèrent les fiches des propriétaires et envoient les relevés. Un gestionnaire rattache un logement à son propriétaire depuis l’annonce, à l’étape « Détails » (« Propriétaire du logement »). En lecture seule, on consulte. Un gestionnaire ou une personne en lecture seule limités à certains logements ne voient que les relevés de ces logements. Les propriétaires ajoutés et les relevés envoyés apparaissent aussi dans « Qui a fait quoi ».

Ce chapitre concerne les structures qui ont la formule Hébergeur Pro et qui gèrent des logements pour des propriétaires : conciergerie, agence, résidence. Sans Hébergeur Pro, la question « À qui appartiennent vos logements ? » n'apparaît pas. L'encadré « Configurer mon espace » le rappelle : « Propriétaires et relevés, résidences, équipe et réservation en ligne : avec la formule Hébergeur Pro. » En équipe, un « Administrateur » peut tout faire, y compris indiquer le montant reversé et envoyer le relevé. Un « Gestionnaire » rattache des logements à un propriétaire, peut en ajouter un depuis la modification d'un logement, et consulte et télécharge les relevés. « Lecture seule » consulte et télécharge les relevés. Une personne limitée à certains logements ne voit que ceux-là, relevés compris. Si votre formule Hébergeur Pro prend fin, vos propriétaires et leurs relevés restent consultables et téléchargeables, sans modification possible.

Maison d'hôtes, SCI ou société, structure qui débute : vous déclarez vos séjours dans la conversation, onglet « Infos », encadré « Votre séjour ». Vous échangez vos avis avec le voyageur de la même façon. Dans l'onglet Voyageurs, l'encadré « Des avis après chaque séjour » présente l'outil complet, inclus dans Hébergeur Pro, avec le bouton « Demander ma tarification ».

Résidence, coliving, appart-hôtel, conciergerie ou agence, avec Hébergeur Pro : l'onglet Voyageurs ajoute l'encadré « Séjours & avis ». Tous vos séjours y sont réunis, avec les compteurs « Séjours enregistrés », « Avis reçus », « À confirmer » et, pour le titulaire du compte, « Voyageurs à noter ». Vous y déclarez, importez ou annulez un séjour, et vous pouvez envoyer jusqu'à 200 invitations par e-mail par mois. Les boutons « Confirmer » et « Ce n'est pas un séjour » y valident ou écartent les dates proposées par un voyageur. Dans l'onglet Accueil, l'encadré « À faire aujourd'hui » rappelle les séjours à confirmer et, au titulaire, les voyageurs à noter. En équipe, les administrateurs et les gestionnaires déclarent, confirment et annulent. Le rôle « Lecture seule » consulte le tableau. Pour une invitation par e-mail ou un import, le logement doit être attribué à la personne qui le fait. L'avis sur un voyageur s'écrit depuis le compte titulaire de la structure.

Maison d'hôtes, chambres d'hôtes, gîte : les documents et la signature en ligne sont compris dans la formule Maison d'hôtes.
SCI ou société qui loue ses propres logements : les documents et la signature en ligne sont compris dans la formule Hébergeur Pro (tarif par adresse, sur devis).
Résidence, coliving, appart-hôtel : les documents et la signature en ligne sont compris dans la formule Hébergeur Pro (tarif par adresse, sur devis).
Conciergerie, agence : les documents sont compris dans la formule Hébergeur Pro (tarif par adresse, sur devis). Le document est prérempli au nom de votre structure, qui signe comme bailleur. Si vous louez pour le compte d'un propriétaire, vérifiez avant de faire signer qui doit figurer comme bailleur.

Maison d’hôtes, chambres d’hôtes ou gîte : votre formule s’appelle « Maison d’hôtes, Gîtes ». Sans abonnement, vous avez 1 logement en ligne, puis 2 logements offerts une fois votre maison d’hôtes confirmée. Pour la faire confirmer, cliquez sur « Déposer mon récépissé » et envoyez le récépissé de déclaration de votre mairie. L’abonnement ouvre les logements illimités, au mois ou à l’année. Il se règle par carte. Il est résiliable à tout moment : votre formule reste active jusqu’à la fin de la période payée. Pour le gérer, cliquez sur « Gérer mon abonnement ».
SCI ou société qui loue ses propres logements : sans abonnement, 1 logement en ligne. Pour en publier davantage, cliquez sur « Demander ma tarification Hébergeur Pro ». Les logements en plus restent prêts, en brouillon. Dès que votre formule est active, vous pouvez les mettre en ligne.
Résidence, coliving, appart-hôtel : Hébergeur Pro, avec un tarif par adresse, sur devis. Votre plus grande résidence est comprise dans l’abonnement.
Conciergerie ou agence : Hébergeur Pro ajoute le suivi de vos propriétaires et leurs relevés mensuels. Dans l’onglet « Structure », encadré « Configurer mon espace », à la question « À qui appartiennent vos logements ? », choisissez « Certains à des propriétaires que je représente », puis cliquez sur « Enregistrer ». L’encadré « Propriétaires des logements » apparaît alors dans l’onglet « Logements ».
Structure qui débute : sans abonnement, aucune carte bancaire demandée. Vous avez 1 logement en ligne et recevez tous les messages des voyageurs. Rien à remplir si cela vous suffit.